Nesse texto, pretendo alertar profissionais envolvidos em projetos de adequação à LGPD, sobre a importância de considerar a gestão documental como um ponto de atenção no projeto. Vamos lá!
Em uma linguagem natural, a Gestão Documental é um conjunto de procedimentos técnicos que garantirão o acesso e a preservação de informação no tempo, fundamental para a sustentabilidade e a competitividade da empresa.
Em um ambiente organizacional existem os dados estruturados e semi-estruturados, em documentos produzidos ou recebidos, e existem os dados não-estruturados que podem ser coletados diretamente de fontes externas, como por exemplo, redes sociais.
Em um cenário de transformação digital, com um legado de documentos físicos ainda significativo e um tratamento precário que dificulta a sua recuperação, muitas empresas terão de investir em projetos físicos para adequar sua documentação à LGPD.
É muito comum as empresas possuírem seu arquivo inativo (chamado carinhosamente de “arquivo morto”), ou documentos digitalizados apenas através de imagens, sem indexação de campos e sem conseguir recuperá-los através de sistemas automatizados. Como identificar os dados pessoais e sensíveis? Como adequar sua empresa à lei, sem considerar o legado físico?
Como o principal objetivo da LGPD é garantir que os dados pessoais estejam seguros e que só serão coletados com o consentimento de seus titulares e esses dados, em sua maioria, são coletados a partir de documentos, é possível entender o por que faz-se necessário considerar o acervo documental, físico e digital, em um projeto de adequação à LGPD.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) impactou a gestão de arquivos das empresas, pois até então os planos de classificação e tabela de temporalidade davam conta do ciclo de vida dos documentos.
Agora é preciso saber onde estão os dados pessoais e sensíveis e gerir o ciclo de vida dos dados para eliminá-los no tempo.
Não é mais possível considerar a gestão documental como um elemento de “sorte” para encontrar um documento ou uma informação e procurar utilizar uma tecnologia “fulltext” achando que a recuperação é mágica, como acontece quando buscamos um email no Gmail, sem necessitar classificá-los.
Por outro lado, a Gestão de Dados nos apresenta os dados mestres (essenciais), os dados de referência (complementares), os dados transacionais (valores) e os dados históricos (recorrentes). Normalmente, os dados pessoais e sensíveis estão concentrados nos dados mestres e de referência, mas como pode ser um conjunto de documentos expressivo a ser analisado, e muitas vezes físico, o impacto deste tipo de projeto pode ser de grande impacto para a empresa. Assim sendo, um projeto de Gestão Documental deve ser considerado essencial em qualquer tipo de empresa que esteja se adequando à LGPD.
É sabido que a lei ainda sofrerá várias adaptações e o seu impacto dependerá muito do perfil da empresa, mas é possível, desde já, antecipar algumas recomendações para que alguns riscos sejam mitigados e algumas ações possam ser antecipadas. Seguem:
1. Interpretação da lei – Interprete a LGPD à luz de seu negócio, para a sua necessidade de dados, para o seu processo de transformação digital. Quais dados realmente importam? Será que estão sendo coletando os dados certos ou estamos mergulhando num pântano de informações sem sentido? Estamos construindo um banco de dados ou um “bando” de dados? Como a lei afeta o meu negócio diretamente?
2. Alinhamento estratégico – O que é preciso comunicar, alertar, capacitar e agir em cada uma das áreas da empresa? Reúna seus líderes e identifique os pontos críticos da LGPD que impactam na gestão documental de sua empresa.
Cada empresa possui um grau de maturidade, mas todas as empresas convivem com ambientes híbridos que deverão ser repensados e considerados em seus projetos.
3. Cultura organizacional – Aspecto fundamental que deve nortear todas as decisões da empresa. Pense e comunique sempre o “Por quê?” Avalie e repense a cultura organizacional como se ela fosse uma pessoa que pode boicotar os projetos da organização e precisa ser cuidada.
4. Assessment – Não abra mão da fase de diagnóstico. As empresas possuem muitos documentos físicos e esse aspecto dificulta a visão dos tipos de dados que devem ser encontrados. A fase de mapeamento é essencial para o planejamento do projeto.
5. Planeje muito – Crie artefatos que vão ajudá-lo a ir registrando o que vai sendo identificado ao longo do diagnóstico. Matrizes do tipo RACI (atribuições, papéis e responsabilidades) ou DPU (Definição, Produção e Uso) ajudam muito nesse momento. O ciclo de vida dos dados pode ir surgindo aos poucos, à medida em que a linhagem do dado vai sendo rastreada.
6. Equipe multidisciplinar – Não delegue a responsabilidade à TI.
Esse é um projeto estratégico e deve estar sob responsabilidade da Governança da empresa.
Crie um comitê, envolva pessoas-chave da empresa e não espere que uma consultoria defina a estratégia de sua empresa. Considere fortemente a possibilidade de ter um profissional especializado em Gestão da Informação/Documentação.
7. Governança de Dados – Toda empresa deve possuir um política de gestão documental alinhada à estratégia da empresa. Se sua empresa já possui, será importante revisá-la. Se não possui, urge criá-la.
8. Soluções de mercado – O mercado brasileiro oferece inúmeras soluções que podem ser analisadas com base em metodologias de seleção de software, mas faça primeiro a lição de casa. Levante quais as funcionalidades essenciais para as suas necessidades e só depois vá ao mercado analisar as ofertas. Muito importante fazer prova de conceito, projeto piloto ou um estudo de mercado com clientes das soluções identificadas. O Gartner Group e outros institutos independentes possuem estudos interessantes que podem ajudar na tomada de decisão.
Ao implantar um projeto de Gestão Documental, com padrões, nomenclatura, taxonomia, temporalidade e adequação ao ciclo de vida dos dados apontados na LGPD, a aderência e o resultado no tempo serão extremamente benéficos na empresa. Além de estar em conformidade com a lei, o ganho de produtividade, os processos de qualidade na tomada de decisão e os primeiros passos para tornar-se uma empresa data-driven terão sido dados.
Referências:
BRASIL. Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Brasília, DF: Presidência da República, 2018. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/Lei/L13709.htm. Acesso em: 30 nov. 2021.
SCHWAITZER, L.; NASCIMENTO, N.; DE SOUZA COSTA, A. Reflexões sobre a contribuição da gestão de documentos para programas de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Acervo, v. 34, n. 3, p. 1-17, 31 ago. 2021. Disponível em: http://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/1732/1667. Acesso em: 30 nov. 2021.
