Claro que o título é um exagero, mas essa semana a casa caiu na Prefeitura de SP e estão todos enlouquecidos buscando o projeto do viaduto que está cedendo na Marginal Pinheiros e foi construído em 1970, na época da Ditadura.
Não encontrar um documento faz parte da rotina de qualquer organização. As consequências podem ser desde simplesmente a perda de tempo e uma solução simples até multas pesadas, perdas de processos, prejuízo financeiro grande e demissões.
Nossa cultura não valoriza a documentação e informação, mas existem boas práticas que poderiam mitigar riscos e maiores dores de cabeça, como estabelecer políticas de gestão documental.
No caso de órgãos públicos, o caos aumenta, pois as gestões mudam a cada eleição e não há gestão do conhecimento capaz de assegurar a memória organizacional, pois as pessoas que deveriam garantir os processos e a integridade dos documentos não estão preocupadas com isso e estão abandonando seus cargos.
Cadê o projeto do viaduto que cedeu na Marginal Pinheiros em São Paulo? Que empresa era responsável na época? Onde está o Engenheiro responsável pelo viaduto? Ninguém sabe responder e ninguém achou nenhum documento. Será preciso uma engenharia reversa para documentar o projeto e tentar resolver a encrenca que afeta enormemente o dia a dia da cidade.
Mas esse é apenas UM projeto que simboliza uma cultura que não privilegia a informação e a documentação como registro e memória organizacional.
Não vemos em grande parte das empresas projetos consistentes de gestão documental e muito menos a preocupação em relação à preservação no tempo. Por quantos anos é preciso guardar determinado documento? Em que hardware? Em que software? Em qual formato?
Resta deixar aqui um alerta para que os dirigentes e servidores se sensibilizem em relação a seus documentos e informações sensíveis e contratem profissionais especializados que estabeleçam diretrizes que garantam longa vida à organização e seus projetos.
