Você já parou para pensar na quantidade de erros que as empresas cometem em seus processos de gestão de documentação e informação? Em minha trajetória já me deparei com muitas histórias cabeludas e o título desse post poderia ser “trocentos” erros que as empresas cometem, mas fui boazinha e separei os 5 mais comuns.
Não é mais novidade a importância da gestão da documentação e da informação nas empresas, esse é um processo que há tempos vem sendo implementado, mas será que ele sempre ocorre de maneira efetiva e de forma a dar bons frutos para a empresa?
A resposta é: evidente que não, por isso elenquei aqui cinco aspectos que impactam na performance da empresa e que profissionais bem capacitados da área de informação e da tecnologia podem solucionar.
Começo dizendo que esse é um tema bastante complexo, pois está ligado a uma questão relacionada à empresa como um todo: a cultura organizacional. Sabemos que a cultura é um fator primordial para o sucesso de qualquer empreitada, de qualquer projeto. Então, apesar de não ser um post específico sobre cultura organizacional, ela aparecerá em alguns tópicos, pois sabemos que também é um erro não trabalhar o ambiente organizacional e nem prepará-lo para as mudanças que são necessárias e afetam o cotidiano das pessoas.
Sendo assim, vamos aos erros.
1- Não saber o que exatamente a sua empresa precisa
A primeira coisa com que se preocupar ao implantar uma solução ou um sistema é decidir “que solução é essa?”, “será comprada ou usada como serviço no modelo SaaS (software as a service”)?
Para responder essas perguntas que parecem simples, é necessário quebrar muito a cabeça para entender: O que exatamente essa ferramenta precisa fazer para ser eficiente ao meu negócio? Será necessário muita ou pouca customização? Quais tipos de relatórios vou precisar gerar e para tal? Quais campos serão necessários ter?
Desconsiderar questões imprescindíveis como funcionalidades necessárias da plataforma e focar apenas nas chamadas “grifes tecnológicas” é um erro, pois não saber o que a empresa precisa antes de adquirir a solução pode causar muitas perdas de tempo, nosso recurso mais valioso e escasso, bem como de dinheiro.
Pensar apenas nas soluções e softwares “mais usados do mercado” ou ainda os “melhores avaliados”, não é suficiente. É necessário pensar se eles realmente atendem a sua real necessidade. Então, o conselho que eu dou é: façam a lição de casa pré compra, saibam exatamente o que vocês precisam antes de olhar as grifes de tecnologia. Além disso, outra dica é não esquecer de fazer o cálculo do custo invisível, o custo da manutenção para customizações e updates, bem como treinamentos.
2 – Não ser Data Driven
Ao passar pela transformação digital, muitas empresas buscam soluções automatizadas e prontas, como falei acima. Esse é o primeiro erro, achar que a “grife de tecnologia” vai resolver. Dessa forma o segundo está diretamente relacionado ao primeiro, pois ainda é bastante comum nos deparamos com empresas que não tomam suas decisões baseadas em dados, ou, em outras palavras, empresas que não são orientadas pelos dados. Mesmo sabendo que os dados são importantes e que é necessário cuidar bem deles, conseguir olhar para os dados e reuní-los como informações importantes para tomada de decisão, ainda é um desafio.
Em empresas de grande porte, é possível verificar o avanço da governança de dados, por meio da criação de setores específicos para isso, contudo é muitas vezes inviável agir assim em uma empresa de pequeno ou médio porte. Para tanto, ainda que um setor inteiro de governança não possa ser criado, pelo menos uma equipe dedicada e treinada para coletar e analisar dados estratégicos deve existir, garantindo assim, uma gestão mínima, que se atente para qualidade dos dados e estabeleça critérios para selecionar as fontes de informação. Ou seja, é necessário ter uma política de governança de dados alinhada com a estratégia da empresa e profissionais bem capacitados para executá-la.
3 – Falta de nomenclatura padrão
Imagine a seguinte situação: você recebe por e-mail um documento importante, mas não urgente, que precisa revisar e repassar aos seus superiores; você salva o contrato diretamente na pasta “downloads” do computador, em um dia onde alguns outros downloads foram feitos, por não ser urgente; você acaba deixando a revisão desse contrato para outro dia. Por não ter modificado o nome do documento, quando chega o momento de revisar, lá vai você “caçar” o documento na pasta de downloads ou então fazer um novo download do mesmo documento.
Te parece comum? Esse terceiro grande erro está relacionado com as políticas de gestão documental.
A falta de nomenclatura padrão pode causar problemas por exemplo no versionamento de documentos. Por essa razão, a nomenclatura deve ser bem definida de acordo com algum critério, para que na hora de salvar um documento pensando em uma hierarquia de pastas e categorias, seja fácil de encontrá-lo. Portanto, a maneira como você se comunica com seu cliente e a forma que ocorrem as trocas de documentos até mesmo com sua equipe, impacta na performance da empresa porque se você não encontra ou não salva o documento em uma rede, ou não coloca o nome daquele contrato de forma adequada, como você vai encontrar esse contrato um dia? Sem uma palavra-chave, nem mesmo a busca dá conta!
4 – Não ter um canal de comunicação interna
Fuja da comunicação somente pelo WhatsApp! Apesar de ser bastante comum concentrarem tudo por lá, essa é uma má prática; dê preferência a ferramentas de comunicação interna como o Slack por exemplo, onde também é possível criar grupos, porém com categorias definidas, onde você pode manter ali o controle da empresa e com isso você não corre o risco de perder informações. No Slack também é possível criar pastas de trabalho, trocar documentos e mensagens e com isso você consegue ter um histórico e manter ali o histórico de interação. É necessário manter também uma política de comunicação para evitar problemas de vazamentos e perdas de informação, bem como ruído de comunicação. Evitar canais de comunicação paralelos ajuda a manter documentos e informações importantes sob controle.
5 – Não pensar nos Relatórios e outputs
O quinto erro está totalmente relacionado ao primeiro. Se relembrarmos as perguntas que deveriam ser feitas para adquirir um sistema, algumas estão relacionadas com essa fase, os relatórios e outputs. Quando se compra, ou se implanta, um sistema de informação, não olhar para a busca e para os relatórios, bem como não enxergar a importância do output é um dos erros mais comuns e mais graves.
Ainda que você tenha inserido os dados corretos, se a busca não tiver uma performance adequada com os algoritmos inteligentes, ou se não houver a possibilidade de criar uma estratégia com lógica booleana, muitas vezes você não consegue encontrar o que você precisa dentro do sistema.
Isso acontece porque muitas vezes a configuração do sistema não está preparada para indexar todos os campos, impedindo que algumas informações sejam recuperáveis. Por essa razão, nunca esqueça de olhar para a busca como output de seu sistema, mais uma vez, entender os relatórios que são necessários é essencial para garantir resultados satisfatórios.
Esses são os cinco principais erros que as empresas cometem e que eu mais encontrei em minha experiência com projetos. Acredito que prestar atenção nesses fatores trará bons resultados para você, sua empresa e seus projetos.
Texto baseado na LIve do Instagram do dia 07 de outubro de 2021. Assista pelo link abaixo:
